Un equipo de desarrollo web es mucho más que un diseñador gráfico o un programador. Como mínimo, se necesitan habilidades y experiencia en UX/UI, SEO, performance y marketing digital.

Hace tiempo que sabes que el entorno web de tu organización es la pieza más importante de tu canal digital. Es allí donde tienen lugar todas las conversiones importantes: nuevo donante, nuevo voluntario, aumento de cuota… Sin embargo, en estos momentos tu web corporativa no está jugando el rol que le corresponde. No está captando, y aportando conversiones. Se ha convertido en una simple presentación de tu organización y no en una herramienta de marketing. Así que te planteas renovar tu web, y necesitarás un buen proveedor que te acompañe en el desarrollo y en la evolución posterior.

Es un momento delicado porque se trata de una decisión estratégica. No te quieres equivocar y acabar, otra vez, en la casilla de salida con la web. Pero, no te preocupes: este post te ayudará a definir tu proyecto y a contratar el proveedor que mejor se ajuste a tus necesidades. Siguiendo los pasos que explicaremos a continuación, te asegurarás de que todo el esfuerzo de renovación web esté bien enfocado, y de conseguir un excelente retorno de la inversión.

Define tus objetivos en el entorno digital

Para contratar a un desarrollador web, primero necesitas tener claro qué es exactamente lo que quieres conseguir. Si no lo sabes, no sabrás a quién buscar, ni qué decirles. Por ello, el primer paso para definir tu proyecto web es disponer de un mínimo plan de fundraising y comunicación digital. No es necesario que sea muy extenso, ni detallado, pero debe recoger claramente cuales son los objetivos de tu organización en el entorno digital y cuales son los targets a los que te diriges.

Después de definir la estrategia global, divide el canal digital en sus diferentes entornos: web, email, búsquedas de Google, redes sociales, publicidad digital y webs/blogs de terceros. Y define el rol de cada uno de estos entornos dentro del plan general. Este punto de partida te ayudará a hacer una buena definición de tu nueva web.

Determina el alcance del proyecto

Ahora que ya tienes claro dónde te gustaría llegar con tu nueva web, necesitarás hacer una pequeña auditoría de tu web actual. Así, respondiendo a las preguntas: dónde estás y dónde te gustaría llegar, podrás determinar el alcance del proyecto de upgrade que necesitas acometer. Y determinar en qué aspecto tienes más margen de mejora:

  • Diseño: modificar imágenes de encabezado e ilustraciones, revisar toda la línea gráfica de la página, agregar efectos de diseño…
  • Usabilidad: mejorar la adaptación a mobile, optimizar las CTAs (Call to action) y formularios…
  • Estructura y contenidos: modificar contenidos para enfocarlos a tu target objetivo, optimizarlos para aumentar la capacidad de atraer tráfico SEO…
  • Funcionalidad: añadir nuevas secciones o CTAs, crear un àrea privada para tu base social…
  • Tecnología: canviar el CMS (content Management System), integrar el web con el software de CRM (Customer Relationship Management)…

¿Necesitas una actualización del web con una nueva línea gráfica y una estructura más optimizada? ¿O una revisión completa que llevará tu web a multiplicar el volumen de páginas y las funcionalidades que ofrece a los visitantes?

Comprender el alcance y determinarlo claramente, permitirá que los candidatos a partner de desarrollo puedan estimar adecuadamente cuánto tiempo y recursos requerirá el proyecto. Con esto evitarás sorpresas posteriores, y podrás decidir cual es el mejor momento para ponerlo en marcha.

La fase de determinación del alcance también es el momento adecuado para responder a preguntas como:

  • ¿De qué recursos internos dispongo para administrar la nueva web?
  • ¿Qué sistema de gestión de contenido (CMS) es el más adecuado para mi organización?
  • ¿Qué parte del contenido actual (textos, fotografías, etc.) se puede reutilizar?
  • ¿Cuánto tiempo me llevará crear el contenido que me falta?

Por último, pregúntate si en el momento en el que estás necesitas realmente afrontar un proyecto de desarrollo. Si tu respuesta es que sí, no dudes sobre la conveniencia de contratar un partner de desarrollo externo. Los sistemas de gestión de contenido como WordPress, Joomla y Drupal han permitido a muchas personas crear y mantener sitios web sin necesidad de conocimientos técnicos. Sin embargo, para evolucionar en el canal digital, necesitarás ayuda externa. Existen muy buenas razones para contratar un desarrollador web:

  • Ahorra tiempo.
  • Aporta conocimientos técnicos.
  • Se asegurará de aplicar best practices.
  • Aporta ideas.

Por ello, es importante saber cómo encontrar, contratar y trabajar con un partner de desarrollo web.

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A la búsqueda de candidatos: la RFP

Redactar una buena RFP (Request for Proposal) y realizar un buen proceso de selección, es el paso más crítico de todos los que hemos enumerado. Es importante que abras tus opciones a un número suficientemente amplio de candidatos. Pregunta a compañeros del sector para que te den referencias de buenas opciones. Y redacta una RFP que les permita saber exactamente lo que esperas conseguir. Debes tener completamente claro lo que necesitas y anotarlo en detalle. Hacerlo te ayudará a:

  • Eliminar los candidatos equivocados: si la descripción del trabajo es clara, podrás eliminar a los candidatos que no están calificados.
  • Ahorrar tiempo: el desarrollador web podrá dedicar menos tiempo al proceso de descubrimiento y saltar directamente a cómo implementar tu proyecto.
  • Recibir mejores estimaciones: conocer el alcance del trabajo permitirá a los candidatos estimar mejor el tiempo y los costes de antemano.
  • Pensar: escribir las cosas también es un buen ejercicio para tí. Te ayudará a definir lo que estás tratando de conseguir y asegurarte de que tu estrategia es coherente.

La RFP y la interacción con los candidatos, te ayudará a establecer expectativas por adelantado. Debes asegurarte de recoger los siguientes puntos:

  • Información básica: presenta tu organización. Indica sus objetivos y el target al que está enfocada.
  • Resumen del proyecto: ¿Cuál es el alcance del proyecto? ¿Diseño completo de nueva web, integración, mejoras? Intenta expresarlo con la máxima precisión.
  • Target y objetivos de la web. Especifica el rol que ha de jugar el entorno web dentro de la estrategia de comunicación y fundraising digital. La audiencia a la que se enfoca y lo que se quiere conseguir.
  • Detalle del proyecto: Explica todo lo que puedas sobre los aspectos a mejorar: UX/UI; contenidos; performance; SEO; tecnología; nivel de autonomía de actualización de contenidos; mantenimiento y evolución posterior. También sobre activos existentes indicando todo lo que proporcionarás al proyecto desde el equipo de tu organización. Pueden ser pautas de diseño, contenidos existentes, copia del web, wireframes…
  • El candidato ideal: indica el nivel de experiencia que estás buscando y otras características que consideres importantes.
  • Marco temporal: ¿Cuándo necesita que su proyecto esté listo? Especifica el cronograma general del proyecto y la fecha ideal de lanzamiento. Después, los candidatos ajustarán esta previsión, la validaran o modificaran. Pero es mejor definir un marco temporal desde el inicio.
  • Gestión de proyecto. Define aspectos de la metodología de trabajo que esperas establecer: con qué frecuencia prefieres recibir actualizaciones sobre el progreso del proyecto; cómo te gustaría estar informado de desviaciones de presupuesto o calendario; etc.
  • Mockups: si dispones de los conocimientos necesarios, puedes crear maquetas para mostrar nuevas páginas o funcionalidades.
  • Ejemplos: incluir ejemplos ayudará a que los candidatos se hagan una idea muy concreta de lo que les pides. También puedes incluir ejemplos de cosas que no te gustan y te gustaría evitar.
  • Definición de presupuesto. Igual que el calendario, es un aspecto que fijarán los candidatos en sus ofertas pero en ocasiones es importante establecer un orden de magnitud.
  • Requisitos de la propuesta y entregables – Deja que los candidatos sepan qué se supone que deben entregar y en qué formato. Asegúrate de que comprenden completamente el alcance del proyecto y de que sean muy detallados en la estimación de su tiempo, dividiéndolo en secciones para que puedas evaluar correctamente la oferta y compararla con la de los otros candidatos.
  • Contacto, preguntas y aclaraciones. Proporciona una persona de contacto con conocimiento profundo del proyecto que pueda ayudar a los candidatos a presentar las mejores propuestas posibles.

Elige el partner de desarrollo

Ahora que has recibido un buen número de ofertas para tu proyecto, tienes que elegir entre los candidatos. Para hacerlo, te irá muy bien crear una tabla con todas las dimensiones a tener en cuenta, y establecer valores numéricos para cadauna con sus respectivas ponderaciones.

Plantéate qué tipo de desarrollador web necesitas y busca lo que te falte. Busca una pieza que complemente los conocimientos donde tu equipo es más fuerte y los recursos que tienes inhouse. El término «desarrollador web» en realidad cubre diferentes habilidades y ámbitos del marketing digital. Existe una gran diferencia entre un desarrollador y un diseñador. Un diseñador es un profesional que genera la línea gráfica de una web y crea elementos como imágenes, iconos, etc. Además, hoy en día, cada vez más diseñadores web son capaces de encargarse de parte de la programación del front-end y su experiencia incluye lenguajes como HTML, CSS y JavaScript.

Un desarrollador web es un profesional o agencia que escribe código. Es decir, puede trabajar sobre tu web actual y modificarla, o crear una web completa desde cero. Además, es capaz de trabajar sobre el front-end y back-end para ofrecerte una solución completa.

El front-end o interfaz, es la parte del sitio web que los visitantes verán en su navegador. El back-end es todo lo que hay detrás de eso. Es tanto el lugar donde administras tu web como la forma en que la web se comunica con tu servidor o base de datos.

El equipo de desarrollo web necesitará diseñadores creativos capaces de proponer una línea gráfica atractiva y expertos en experiencia de usuario. Además de los contenidos, la apariencia de tu web y la experiencia de usuario serán claves para conseguir retener y convertir los visitantes. Además, necesitará desarrolladores de back-end que se centren en cómo funciona tu web. Que se ocupen de la funcionalidad, de la velocidad del sitio web y otros problemas técnicos.

En general, la mejor opción es contratar una agencia web generalista que pueda hacer todo. Que tenga un profundo conocimiento de los CMS más importantes del mercado como WordPress Que pueda crear sitios web completos desde cero, incluido el diseño, la implementación, la programación y la integración con otras aplicaciones. Y que pueda acreditar habilidades y experiencia en UX/UI, SEO, performance y marketing digital.

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Cómo evaluar la calidad de un desarrollador web

Algunas pautas que puedes tener en cuenta en la elección del candidato adecuado son:

  • Conocimientos y cumplimiento de los requisitos técnicos de la RFP.
  • Tiempo de respuesta.
  • Habilidades de comunicación: es importante evaluar la capacidad de comunicación de los candidatos, no sólo en la propuesta presentada, también en su imagen corporativa general y, específicamente, en su web. ¿Se expresan con claridad? ¿Responden a todas las preguntas planteadas en la RFP?
  • Proyectos anteriores: solicita y comprueba el trabajo anterior para hacerte una idea de su experiencia, fortalezas y debilidades.
  • Referencias de clientes y qué dicen sobre ellos.
  • Experiencia.
  • Prototipos. En función de la envergadura del proyecto, también te puedes plantear pagar por la presentación de maquetas o el desarrollo de pequeñas partes del proyecto.

Es importante también, mantener una o varias reuniones con los candidatos finalistas, para tener una idea de quiénes son y cómo operan. Este es el momento perfecto para revisar y discutir el alcance del proyecto con ellos, para ver qué preguntas y nuevas ideas aportan al proyecto. Podrás percibir si están entusiasmados con el proyecto, si se muestran fríos ​​o intimidados, etc.

Gestionar el proyecto

Es importante fomentar puntos de contacto consistentes a lo largo del proyecto. Además de establecer las expectativas desde el principio, debes establecer la frecuencia con la que te gustaría comunicarte durante todo el proyecto. Para hacerlo, ten en cuenta que esperar demasiado entre los puntos de contacto puede dar lugar a pasos en falso que lleven al proyecto en una dirección errónea. Y, cualquiera que sea la frecuencia establecida, asegúrate de que ambos equipos (desarrollador y equipo propio) la respeten.

También te ayudará en la gestión, establecer y hacer un seguimiento de señales de alerta. Tu capacidad de gestionar el proyecto determinará en gran medida el éxito final, y esto implica observar e identificar cualquier señal de alerta como, por ejemplo, falta de respuesta y seguimiento de tu partner de desarrollo, señales de que no han entendido algún aspecto tratado en las reuniones de revisión, etc.

Si aprecias que ciertos aspectos del proyecto no están funcionando, es mejor que lo digas lo antes posible. La mayoría de los desarrolladores apreciarán la información antes de que inviertan mucho tiempo en un camino que no está alineado con tus expectativas. El objetivo debe ser solidificar la relación y conseguir establecer una comunicación de confianza, bidireccional y abierta. Esto hará que las cosas funcionen. Hay que conseguir que trabajen a gusto para tu proyecto, que se sientan realmente implicados. Y una parte de ello, dependerá de tí y de tu equipo.

Los pasos más habituales en la gestión de un proyecto de desarrollo web son:

  • Reunión de kick off: servirá para establecer personas de contacto, roles y protocolo de comunicación. También para definir accesos, información necesaria, repartir tareas y abordar las preguntas o problemas potenciales.
  • Objetivos parciales: especialmente para proyectos de cierta envergadura, es una buena idea proponer hitos más pequeños. De esa manera, puedes revisar lo que está sucediendo mientras está sucediendo en lugar de ver el producto terminado (y los problemas potenciales) al final del plazo.
  • Cronograma de pagos y entregas: elabora un cronograma que funcione para ambas partes.
  • Revisión y seguimiento de objetivos parciales. Se puede establecer mediante reuniones presenciales o virtuales, entregables o utilizando algún software de gestión de proyectos.
  • Revisión final, test y puesta en marcha: una vez que haya terminado el trabajo, realiza una auditoría final. Y publica la nueva web de forma restringida para que varios usuarios puedan testear y buscar errores antes de su publicación definitiva. También tiene sentido acordar un período de garantía en el que el desarrollador continuará arreglando cosas que podría haber pasado por alto.

Un partner de desarrollo es para toda la vida

Vale la pena que dediques tiempo a comparar. Y que no te conformes hasta encontrar un partner de desarrollo que comprenda tu organización, que disponga de los conocimientos adecuados, que sea serio, que responda, que esté implicado. Se convertirá en uno de tus partners estratégicos y en un activo clave para el éxito de tu estrategia de fundraising digital.

Si haces bien las cosas en el canal digital, la actividad online de tu organización aumentará y, con ello, tus necesidades de nuevos desarrollos o evoluciones de tu entorno actual. Por ello, es crítico disponer de un buen partner que te acompañe en este camino. La buena noticia es que existen muy buenos profesionales ahí fuera. Sólo necesitas dedicar un poco de tiempo a encontrarlos.

¿Tienes dudas sobre cómo definir un nuevo proyecto web para tu organización?

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